Cara membuat email khusus PNS. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi Birokrasi telah menindaklanjuti Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025 dengan salah satu program percepatan reformasi birokrasi di bidang tata laksana yaitu pengembangan sistem elektronik pemerintah (
e-government). Proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan dengan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi ini diharapkan akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas serta meningkatkan kinerja instansi pemerintah.
Pada saat ini seluruh instansi pemerintah telah memanfaaatkan teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung dalam tugas dan fungsinya. Namun demikian, masih banyak ditemukan pegawai/pejabat yang menggunakan email nonpemerintah sebagai alat komunikasi persuratan elektronik dalam kegiatan kedinasan, bahkan yang dimiliki oleh pihak asing. Hal ini dirasakan beresiko dan tidak aman dalam konteks kerahasiaan data dan informasi negara. Oleh karena itu, perlu diupayakan suatu langkah strategis dengan menyediakan email resmi pemerintah sebagai alat komunikasi persuratan elektronik kegiatan kedinasan yang diberikan bagi PNS di seluruh Indonesia. Tujuan penggunaan pnsmail adalah untuk mewujudkan birolrasi modern dengan komunikasi yang cepat, efektif, efesian dan aman di lingkungan instansi pemerintah
Berdasarkan pertimbangan itulah pemerintah melalui Menpan RB mengeluarkan Surat Edaran MENPAN-RB No. 06 Tahun 2013 tanggal 27 Mei 2013. Surat Edaran itu berisi tentang keharusan semua PNS menggunakan PNSMail pada kegiatan persuratan elektronik dalam urusan kedinasan. Ketentuan ini mulai berlaku 1 Januari 2014. Jadi seluruh PNS wajib menggunakan
Email resmi pemerintah yang khusus diperuntukkan bagi PNS sebagai alat komunikasi dalam urusan kedinasan, yang bernama
PNS Mail. Ke depan penggunaan email gmail, yahoo dan lainnya untuk urusan kedinasan dilarang. Ini bertujuan untuk menekan potensi kebocoran dokumen kedinasan, demikian menurut pernyataan Menpan-RB Azwar Abubakar.
Keunggulan PNS MailDi antara fasilitas yang disiapkan adalah kapasitas penyimpanan mulai dari 1 GB dan bisa diperbanyak lagi sesuai dengan kebutuhan. Memiliki sistem portal email untuk menerima email eksternal (di luar domain pnsmail.go.id). Lalu memiliki proteksi virus, spam, dan sejenisnya. Menpan RB Azwar Abubakar mengatakan email khusus kedinasan ini juga dapat diakses melalui PDA, Tablet, dan Ponsel. Lebih lanjut Azwar menuturkan, PNS yang menggunakan email resmi ini harus membuat user name sesuai dengan nama asli. Misalnya ada PNS bernama Muhamad Amin, dianjurkan menggunakan email dengan user name: muhamad.amin@pnsmail.go.id. Azwar mengatakan sistem email kedinasan ini sudah di-setting tidak bisa melayani penggunaan nama yang aneh-aneh. Seorang PNS, kata dia, hanya bisa mendaftar satu user name. Diantara data yang dibutuhkan dalam registrasi adalah, nama lengkap, tempat instansi bekerja, alamat instansi, nomor HP, alamat email aktif yang sudah dimiliki dan tidak ketinggalan NIP (nomor induk pegawai). Informasi lebih lanjut tentang email kedinasan ini bisa ditanyakan langsung ke
admin@pnsmail.go.id.
Cara Membuat Email PNS MailUntuk membuat email pns mail cukup mudah seperti ketika anda membuat email di gmail ataupun yahoo mail.
Pertama kunjungi situs resmi pnsmail,
www.pnsmail.go.idselanjutnya klik tombol
daftar di kanan atas
dan isilah form pendaftaran dengan teliti dan benar, dan setelah semua terisi dengan benar klik Tombol
Daftar. Form yang perlu anda isi tampak seperti pada gambar berikut.
Simpan data-data yang sudah anda tuliskan pada form diatas. Beberapa hal yang perlu diperhatikan, anda harus memiliki email yang masih aktif( yang anda isikan di form email). Setelah anda mendaftar Anda masih harus menunggu akun anda diaktivasi. Ini akan memakan waktu beberapa hari karena pendafataran anda akan diteliti kebenarannya, pengalaman saya menunggu aktifasi satu minggu. Pemberitahuan aktifasi akun pnsmail akan dikirim melalui email gmail/yahoo yang anda daftarkan. Anda akan menerima pemberitahuan dari admin pnsmail sbb: "Akun email anda sudah bisa digunakan.silahkan login dengan username dan password yang telah anda buat....."
Berdasarkan pengalaman yang sudah-sudah, server milik pemerintah yang sering mengalami down saat diakses beramai-ramai dari seluruh persada nusantara, maka alangkah baiknya jika anda sebagai PNS segera mendaftarkan diri lebih awal.
Ke depan penggunaan email dalam urusan kedinasan barangkali akan makin sering dan semakin penting, mengingat pemerintah dewasa ini mulai melakukan peningkatan efesiensi dalam pendataan, sebut saja EDS, Dapodik dan terakhir verval NUPTK dilingkungan Kemdikbud, semuanya dilakukan secara digital.
